情境示例更新日期 2026-10-07
香港公司的印章及记录遗失后,应怎样处理?
补回遗失的公司印章及重建公司记录。
印章遗失与法定记录散失,须分别处理。先记录遗失情况、核对银行要求,再确认有哪些证据可用于重建公司记录。
示例情境
办公室搬迁后,公司找不到印章、法定登记册及股票存根簿,只保留部分成立文件扫描本及近期账目。银行正要求更新公司记录,公司须同时检视文件管理及记录缺口。
需要核对什么
公司印章与法团印章(common seal)不同。单凭公司印章印鉴,不能证明文件已获适当授权或有效签立。签立要求须根据文件、适用法律及签署人的权限。银行授权、留存印鉴及更换程序,应向银行核对。
逐项列出遗失的登记册、决议、会议记录、股票及证明文件。公司注册处申报可协助重建历史,但可能并不完整,亦不一定具决定性,尤其涉及股权及内部决议。财务报表可提供有用证据,但未必逐年列明所有股东。
重要控制人登记册(SCR)须另行检视。登记册可存放于注册办事处或香港另一获准地点,并在适用情况下作出所需通知。相关资料须按证据重建,不能假设与某一份公开申报完全相同。
检视及重建记录
除公开申报外,亦可收集董事、股东、银行、顾问及前服务商保留的副本。已签署转让文件、加盖印花记录、配发记录及批准,对核对股权尤其有用。应记下各项来源,先找出差异,再拟定重建记项。
检视现有记录后,可确认哪些能够重建、哪些仍未解决。补发股票须遵循适当公司程序,提供证据及任何所需弥偿保证。单凭董事会记录不能解决有争议的业权;证据不足或股权主张互相冲突时,应先向律师取得意见,不能作出欠缺依据的记项。
可先采取的步骤
01
记下最后见到印章及文件的时间,以及原保管人。
02
通知银行遗失情况,确认授权及更换要求。
03
列出遗失记录,收集公开申报及现有内部证据。
04
采用新印章或补发股票前,先核对获授权程序。
05
清楚列明未解决记项,就有争议的股权取得意见。
IMSG 的角色
IMSG 可检视现有记录、列出缺口,并按议定范围协助重建、登记册、会议记录及通知。评估现有证据后,我们会确认工作与费用。未解决的股权及法律问题,交由委托律师处理。
免费 20 分钟介绍通话可协助了解所需支援。详细检视及重建须另行议定;你可先简述遗失内容,商讨下一步。
官方参考资料
关于这些情境
这些示例情境说明常见行政问题,并非描述特定客户,亦不保证任何结果。法律及税务问题须按实际情况取得意见。