轉換公司秘書：未完成的工作怎樣交接？

周年申報表的進度即使標示「正在處理」，在取得已提交文件及提交日期的證明前，仍須把這項申報列作待辦事項。轉換公司秘書時，應在議定委任日期前，把這個分別記入交接紀錄。

IMSG 可協調議定的交接、索取現有公司紀錄，並列出尚未完成的工作。書面委聘條款應列明 IMSG 接手哪些事項、哪些仍由原服務商處理，以及哪些須另行重建紀錄或尋求意見。董事仍須對公司負責，並提供準確指示。

委任日期與待辦工作，一併議定

先核對公司現況：現任公司秘書、註冊辦事處、最近的周年申報表、法定登記冊、重要控制人登記冊，以及公司註冊處或稅務局的來往文件。已付款但尚未完成的工作，也要列入清單。服務費收據並不能證明法定申報文件已經交付。

公司秘書的委任或停任，須在有關事項發生後15日內以表格 ND2A 申報。公司註冊處的說明列出申報要求，亦解釋辭職的公司秘書在該處所述情況下提交表格 ND4 的安排。應先議定生效日期及由誰申報；已逾期的工作，不會因轉換服務商而有新的申報限期。

地址服務須另行確認。如註冊辦事處由原服務商提供，應先查明轉換公司秘書後，能否繼續使用該地址。更改註冊辦事處另有通知要求，交接期間亦須確保官方郵件有合適的收件地址。委任公司秘書與地址服務可以分開安排。

用交接清單列明缺漏

每項主要工作或紀錄，均應標示「已收妥」、「欠缺」或「不適用」，再列出證明文件及下一步。「已索取」可交代跟進進度，但不能當作已收到紀錄。

這份清單只是建議的工作工具，不代表每次交接都會出現上述缺漏。原有文件及提交確認紀錄應與清單一併保存。未能取得紀錄時，應具體列明欠缺的是登記冊、已簽署的決議、申報文件副本，還是交付證明。不同缺漏，需要不同的處理工作。

以下是假設例子：某公司已向原服務商支付周年申報表的服務費，卻只能提供發票。接任公司秘書會核對現有公司註冊處紀錄，索取已提交的表格及提交確認紀錄，並記下臨近的限期。委聘條款再列明由誰處理該項申報。付款、草稿或口頭保證，都不能直接當作工作已經完成。

紀錄缺漏與取閱爭議

公司註冊處的公開文件可協助核對公司歷史，但不能據此重建所有已簽署決議、股票、私人協議或會計紀錄。重建紀錄可能需要董事說明情況、提供其他原始文件；如個別事項有爭議，亦可能需要法律意見。重建的清單應列明所依據的證明及限制，不能把從未簽署的文件，寫成曾於較早日期簽署。

向原服務商索取逐項列明的交接清單，並保留索取紀錄。同時確認交付格式：紙本正本、可讀取的電子副本，以及可供後續使用的會計資料匯出檔，各有用途。轉交系統存取權時，應盡量使用由公司控制的權限安排。不要傳閱個人密碼，也不要假定原服務商的軟件訂閱會隨委任一併轉移。

法定公司紀錄的取閱安排、服務商的工作底稿，以及諮詢文件的擁有權，可能各有不同的合約或法律問題。費用或文件方面若有爭議，應及早記錄，並在有需要時尋求法律意見。委任了新服務商，也不應把未解決的爭議從跟進清單中刪去。

收費及初步須提供的紀錄

IMSG 現行公司秘書服務年費為 HK$2,000，IMSG 重要控制人登記冊指定代表服務年費為 HK$1,000，合共每年 HK$3,000。上述年費與個別交接所需的工作分開計算。除非書面報價已包括在內，政府費用、另選的註冊辦事處及郵件服務、逾期事項和額外公司事務，會分開列明。

如需商討公司秘書交接，請提供最近的周年申報表、原服務商資料、希望轉換的日期，以及已知的紀錄缺漏或臨近限期。先列清楚未完成的工作，便可在轉換前議定服務範圍及時間表。

文中假設情況用以說明常見行政問題，並非真實客戶個案，也不保證任何結果。法律及稅務問題，須按個別情況尋求意見。

一般資料於2026年10月26日核對。所需工作視乎公司情況及書面委聘條款而定。本文不構成法律意見。