情境示例更新日期 2026-10-07
香港公司的印章及紀錄遺失後,應怎樣處理?
補回遺失的公司印章及重建公司紀錄。
印章遺失與法定紀錄散失,須分別處理。先記錄遺失情況、核對銀行要求,再確認有哪些證據可用於重建公司紀錄。
示例情境
辦公室搬遷後,公司找不到印章、法定登記冊及股票簿,只保留部分成立文件掃描本及近期帳目。銀行正要求更新公司紀錄,公司須同時檢視文件管理及紀錄缺口。
需要核對甚麼
公司印章與法團印章(common seal)不同。單憑公司印章印鑑,不能證明文件已獲適當授權或有效簽立。簽立要求須視乎文件、適用法律及簽署人的權限。銀行授權、留存印鑑及更換程序,應向銀行核對。
逐項列出遺失的登記冊、決議、會議紀錄、股票及證明文件。公司註冊處申報可協助重建歷史,但可能並不完整,亦不一定具決定性,尤其涉及股權及內部決議。財務報表可提供有用證據,但未必逐年列明所有股東。
重要控制人登記冊(SCR)須另行檢視。登記冊可存放於註冊辦事處或香港另一獲准地點,並在適用情況下作出所需通知。相關資料須按證據重建,不能假設與某一份公開申報完全相同。
檢視及重建紀錄
除公開申報外,亦可收集董事、股東、銀行、顧問及前服務商保留的副本。已簽署轉讓文件、加蓋印花紀錄、配發紀錄及批准,對核對股權尤其有用。應記下各項來源,先找出差異,再擬定重建記項。
檢視現有紀錄後,可確認哪些能夠重建、哪些仍未解決。補發股票須遵循適當公司程序,提供證據及任何所需彌償保證。單憑董事會紀錄不能解決有爭議的業權;證據不足或股權主張互相衝突時,應先向律師取得意見,不能作出欠缺依據的記項。
可先採取的步驟
01
記下最後見到印章及文件的時間,以及原保管人。
02
通知銀行遺失情況,確認授權及更換要求。
03
列出遺失紀錄,收集公開申報及現有內部證據。
04
採用新印章或補發股票前,先核對獲授權程序。
05
清楚列明未解決記項,就有爭議的股權取得意見。
IMSG 的角色
IMSG 可檢視現有紀錄、列出缺口,並按議定範圍協助重建、登記冊、會議紀錄及通知。評估現有證據後,我們會確認工作與費用。未解決的股權及法律問題,交由委聘律師處理。
免費 20 分鐘介紹通話可協助了解所需支援。詳細檢視及重建須另行議定;你可先簡述遺失內容,商討下一步。
官方參考資料
關於這些情境
這些示例情境說明常見行政問題,並非描述特定客戶,亦不保證任何結果。法律及稅務問題須按實際情況取得意見。