情境示例更新日期 2026-10-07

香港公司的印章及紀錄遺失後,應怎樣處理?

補回遺失的公司印章及重建公司紀錄。

印章遺失與法定紀錄散失,須分別處理。先記錄遺失情況、核對銀行要求,再確認有哪些證據可用於重建公司紀錄。

示例情境

辦公室搬遷後,公司找不到印章、法定登記冊及股票簿,只保留部分成立文件掃描本及近期帳目。銀行正要求更新公司紀錄,公司須同時檢視文件管理及紀錄缺口。

需要核對甚麼

公司印章與法團印章(common seal)不同。單憑公司印章印鑑,不能證明文件已獲適當授權或有效簽立。簽立要求須視乎文件、適用法律及簽署人的權限。銀行授權、留存印鑑及更換程序,應向銀行核對。

逐項列出遺失的登記冊、決議、會議紀錄、股票及證明文件。公司註冊處申報可協助重建歷史,但可能並不完整,亦不一定具決定性,尤其涉及股權及內部決議。財務報表可提供有用證據,但未必逐年列明所有股東。

重要控制人登記冊(SCR)須另行檢視。登記冊可存放於註冊辦事處或香港另一獲准地點,並在適用情況下作出所需通知。相關資料須按證據重建,不能假設與某一份公開申報完全相同。

檢視及重建紀錄

除公開申報外,亦可收集董事、股東、銀行、顧問及前服務商保留的副本。已簽署轉讓文件、加蓋印花紀錄、配發紀錄及批准,對核對股權尤其有用。應記下各項來源,先找出差異,再擬定重建記項。

檢視現有紀錄後,可確認哪些能夠重建、哪些仍未解決。補發股票須遵循適當公司程序,提供證據及任何所需彌償保證。單憑董事會紀錄不能解決有爭議的業權;證據不足或股權主張互相衝突時,應先向律師取得意見,不能作出欠缺依據的記項。

可先採取的步驟

01

記下最後見到印章及文件的時間,以及原保管人。

02

通知銀行遺失情況,確認授權及更換要求。

03

列出遺失紀錄,收集公開申報及現有內部證據。

04

採用新印章或補發股票前,先核對獲授權程序。

05

清楚列明未解決記項,就有爭議的股權取得意見。

IMSG 的角色

IMSG 可檢視現有紀錄、列出缺口,並按議定範圍協助重建、登記冊、會議紀錄及通知。評估現有證據後,我們會確認工作與費用。未解決的股權及法律問題,交由委聘律師處理。

免費 20 分鐘介紹通話可協助了解所需支援。詳細檢視及重建須另行議定;你可先簡述遺失內容,商討下一步。

官方參考資料

關於這些情境

這些示例情境說明常見行政問題,並非描述特定客戶,亦不保證任何結果。法律及稅務問題須按實際情況取得意見。

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通話免費,解答一般問題:香港公司怎樣運作、我們提供甚麼服務、收費多少。如需針對貴公司情況的具體意見,則屬收費諮詢,每小時 HK$2,500。諮詢後 30 天內委聘 IMSG,首小時費用可從 IMSG 服務費中扣除,不設現金退款。抵扣不適用於政府費用及第三方收費。

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