转换公司秘书：未完成的工作怎样交接？

周年申报表的进度即使标示“正在处理”，在取得已提交文件及提交日期的证明前，仍须把这项申报列作待办事项。转换公司秘书时，应在议定委任日期前，把这个分别记入交接记录。

IMSG 可协调议定的交接、索取现有公司记录，并列出尚未完成的工作。书面委托条款应列明 IMSG 接手哪些事项、哪些仍由原服务商处理，以及哪些须另行重建记录或寻求意见。董事仍须对公司负责，并提供准确指示。

委任日期与待办工作，一并议定

先核对公司现况：现任公司秘书、注册办事处、最近的周年申报表、法定登记册、重要控制人登记册，以及公司注册处或税务局的来往文件。已付款但尚未完成的工作，也要列入清单。服务费收据并不能证明法定申报文件已经交付。

公司秘书的委任或停任，须在有关事项发生后15日内以表格 ND2A 申报。公司注册处的说明列出申报要求，亦解释辞职的公司秘书在该处所述情况下提交表格 ND4 的安排。应先议定生效日期及由谁申报；已逾期的工作，不会因转换服务商而有新的申报限期。

地址服务须另行确认。如注册办事处由原服务商提供，应先查明转换公司秘书后，能否继续使用该地址。更改注册办事处另有通知要求，交接期间亦须确保官方邮件有合适的收件地址。委任公司秘书与地址服务可以分开安排。

用交接清单列明缺漏

每项主要工作或记录，均应标示“已收妥”、“欠缺”或“不适用”，再列出证明文件及下一步。“已索取”可交代跟进进度，但不能当作已收到记录。

这份清单只是建议的工作工具，不代表每次交接都会出现上述缺漏。原有文件及提交确认记录应与清单一并保存。未能取得记录时，应具体列明欠缺的是登记册、已签署的决议、申报文件副本，还是交付证明。不同缺漏，需要不同的处理工作。

以下是假设例子：某公司已向原服务商支付周年申报表的服务费，却只能提供发票。接任公司秘书会核对现有公司注册处记录，索取已提交的表格及提交确认记录，并记下临近的限期。委托条款再列明由谁处理该项申报。付款、草稿或口头保证，都不能直接当作工作已经完成。

记录缺漏与取阅争议

公司注册处的公开文件可协助核对公司历史，但不能据此重建所有已签署决议、股票、私人协议或会计记录。重建记录可能需要董事说明情况、提供其他原始文件；如个别事项有争议，亦可能需要法律意见。重建的清单应列明所依据的证明及限制，不能把从未签署的文件，写成曾于较早日期签署。

向原服务商索取逐项列明的交接清单，并保留索取记录。同时确认交付格式：纸本正本、可读取的电子副本，以及可供后续使用的会计资料汇出档，各有用途。转交系统存取权时，应尽量使用由公司控制的权限安排。不要传阅个人密码，也不要假定原服务商的软件订阅会随委任一并转移。

法定公司记录的取阅安排、服务商的工作底稿，以及咨询文件的拥有权，可能各有不同的合约或法律问题。费用或文件方面若有争议，应及早记录，并在有需要时寻求法律意见。委任了新服务商，也不应把未解决的争议从跟进清单中删去。

收费及初步须提供的记录

IMSG 现行公司秘书服务年费为 HK$2,000，IMSG 重要控制人登记册指定代表服务年费为 HK$1,000，合共每年 HK$3,000。上述年费与个别交接所需的工作分开计算。除非书面报价已包括在内，政府费用、另选的注册办事处及邮件服务、逾期事项和额外公司事务，会分开列明。

如需商讨公司秘书交接，请提供最近的周年申报表、原服务商资料、希望转换的日期，以及已知的记录缺漏或临近限期。先列清楚未完成的工作，便可在转换前议定服务范围及时间表。

文中假设情况用以说明常见行政问题，并非真实客户个案，也不保证任何结果。法律及税务问题，须按个别情况寻求意见。

一般资料于2026年10月26日核对。所需工作根据公司情况及书面委托条款而定。本文不构成法律意见。